Oppgavene kan fordeles annerledes. Dere kan for eksempel dra nytte av styremedlemmenes ulike erfaringer, interesser og kompetanse. Det viktigste er at oppgavene blir gjort, ikke hvem som utfører dem.

Selv om ansvar og oppgaver delegeres og fordeles, har alle i styret et felles og solidarisk ansvar for hele fylkeslagets virksomhet.

Felles ansvar

  • Lede fylkeslagets virksomhet og sikre at den drives i overensstemmelse med LUBs formål og verdigrunnlag.
  • Fylkeslagets økonomi: sørge for betryggende kontrollrutiner og forsvarlig forvaltning av fylkeslagets midler. Sikre at utbetalinger er forankret i styrevedtak.
  • Disposisjonsrett over fylkeslagets bankkonto: Mens kasserer alene gis rett til å registrere betalinger og legge disse til godkjenning, må fylkeslagsstyret avklare hvilket annet styremedlem som alene skal gis rett til å godkjenne betalinger. Landsstyret anbefaler at leder gis slik disposisjonsrett, men det kan også være et annet styremedlem. Vedkommende som velges til denne oppgaven kan imidlertid ikke være ektefelle/samboer/partner med kasserer eller ha annet nært slektskapsforhold til kasserer. Det enkelte fylkeslagsstyremedlem har selv ansvar for å informere om slike slektsforhold overfor andre styremedlemmer, da det ikke kan forutsettes at de har slike opplysninger.  
  • Lokale arrangementer, planlegge og gjennomføre Wave of light og andre aktiviteter og tiltak som underbygger fellesskap og sorgstøtte. Bidra til at det gis et allsidig tilbud som ivaretar både nye og "gamle" medlemmer, og ulike grupper av etterlatte (eksempelvis mammaer, pappaer, søsken, besteforeldre, etc.).
  • Formidle informasjon til medlemmer og andre, samt svare på henvendelser
  • Fylkeslagets dokumenter; sørge for forsvarlig behandling og lagring av post, søknader, dokumenter, referater, etc.
  • Avgi årsberetning og årsregnskap.
  • Avholde årsmøte i fylkeslaget.
  • Rapportering til LUB sentralt og aktører som har bevilget midler til fylkeslaget.
  • Bidra til rekruttering av nye frivillige.
  • Samarbeide med fylkeslagets kontaktpersoner.
  • Sørge for en hensiktsmessig organisering av styrets arbeid med tydelig ansvarsfordeling og delegering av oppgaver.

Styrefunksjoner/verv

Vedtektene fastsetter at et fylkeslagsstyre må minimum bestå av leder, kasserer og sekretær. Styret kan også bestå av en nestleder og øvrige styremedlemmer. Vi anbefaler også å ha en informasjonsansvarlig. Alternativt kan en person som har et av de andre vervene ivareta informasjonsoppgavene.

Leder

  • Styremøter: møteinnkalling, utarbeide sakslister og lede møter
  • Fordele arbeidsoppgaver blant styremedlemmene
  • Arbeidsplan: planlegge fylkeslagets aktiviteter og tiltak, og avklare hvem som gjør hva.
  • Underveis følge opp de ansvarlige for ulike oppgaver; avklare status for arbeidet, om det er behov for bistand, etc.
  • Være bindeledd til hovedkontor og landsstyre, og videreformidle informasjon til styremedlemmer i fylkeslaget
  • Være fylkeslagets ansikt utad der ikke annet er avtalt
  • Hovedansvar for fylkeslagets epostkonto
  • Ansvar for fylkeslagets dokumenter (forsvarlige rutiner og oppbevaring)
  • Overordnet ansvar ved inngåelse av økonomiske avtaler, registrering/endringer i Frivillighetsregisteret, samt signere søknader om økonomisk støtte
  • Være fylkeslagets representant på sentrale arrangementer som landsmøte og årsmøte i representantskapet, samt avklare hvilke øvrige deltakere fylkeslaget skal sende
  • Godkjenne (attestere) betalinger i nettbank (om ikke leder er gitt denne oppgaven, må dette ivaretas av annet styremedlem med slik rettighet)

Viktige lederoppgaver er ellers å stimulere til positivt engasjement i fylkeslaget og innad i styret, motivere og inspirere andre frivillige, og gi tilbakemeldinger på utført arbeid. Dersom det oppstår uenigheter eller konflikter er det viktig at leder tar initiativ til å løse disse.

Kasserer

  • Ansvar for fylkeslagets økonomistyring og bankkonto
  • Lage forslag til budsjett sammen med resten av styret
  • Registrere betaling av fakturaer, utleggsrefusjoner og andre utbetalinger i nettbank. Deretter varsle styremedlemmet som er gitt rett til å godkjenne betalinger om oppgave som venter i nettbank.
  • Registrere innbetalinger til konto, inkl. tilskudd, grasrotandel, egenandeler, vipps, etc.
  • Hvis lodd- og kalendersalg, følge opp salg og innbetalinger.
  • Ta vare på bilag på forsvarlig måte og kontrollere kontoutskrifter.
  • Underveis informere styret om økonomisk status (hvert kvartal anbefales), herunder hvordan fylkeslaget ligger an i forhold til budsjett. Hente ut månedlige kontoutskrifter i nettbank, og sende disse til øvrige styremedlemmer for løpende innsikt i kontobeholdning og transaksjoner
  • Søke eksterne instanser om tilskudd, herunder Stiftelsen Dam, regionalt helseforetak, sparebanker, kommuner, lokalt næringsliv, etc.
  • Hvis behov, søke drifts- og/eller tiltaksstøtte fra LUB
  • Ansvar for føring av regnskapet, og samarbeide med fylkeslagets revisor om årsregnskap (se også revisors oppgaver)

Sekretær

  • Skrive referat fra møter
  • Sende ut invitasjon til årsmøte og andre arrangementer og tiltak
  • Medansvarlig for fylkeslagets epostkonto
  • Skrive utkast til årsberetning som deretter legges frem for styret for ferdigstilling
  • Bistå kasserer (eller andre) med søknadsskriving til aktuelle støtteordninger
  • Holde orden på medlemslister. Ved behov be hovedkontoret om oppdatert medlemsliste
  • Hvis fylkeslaget har egen informasjonsansvarlig, samarbeide med vedkommende om informasjonsformidling i ulike kanaler

Nestleder

  • Stedfortreder for leder. Ivareta leders oppgaver i dennes fravær.
  • Følge opp styremedlemmene sammen med leder
  • Tilgjengelig for oppgaver der det trengs ekstra ressurser

Informasjonsansvarlig

  • lub.no: Sørge for at informasjon om fylkeslaget er oppdatert til enhver tid
  • Bidra til god informasjonsflyt ut mot medlemmene i fylkeslaget
  • Publisere innhold på fylkeslagets facebook-side/gruppe og bidra til at det her utvises godt nettvett.
  • Være bindeleddet til nettredatør på LUBs hovedkontor
  • Sende inn saker om aktiviteter i fylkeslaget til LUB-magasinet

Styremedlem

  • Ansvarlig for tildelte/avtalte oppgaver
  • Bidra under planlegging og gjennomføring av arrangementer og tiltak i fylkeslagets regi
  • Tilby bistand til øvrige styremedlemmer

Avhengig av hvor aktivt fylkeslaget er, kan det til tider være hektisk med mange oppgaver. Det er derfor viktig at alle styremedlemmer stiller opp for hverandre og hjelper til.

Spør gjerne andre medlemmer om bistand og hjelp ved arrangementer og andre tiltak. Slik kan dere stimulere flere til frivillig innsats.

Revisor

Alle fylkeslag må ha egen revisor ihht. vedtektene. Revisor kan ikke være styremedlem eller ha en tilknytning til styret eller styrets medlemmer som innebærer brudd på vanlige habilitetsregler.

Revisor kan gjerne være et medlem av foreningen. Vedkommende bør i så fall ha økonomi- og regnskapsforståelse. Fylkeslag kan også velge å kjøpe revisortjenester. Siden fylkeslagene har såpass liten økonomi med få bilag, bør det være mulig å få denne tjenesten til en liten kostnad.

Revisor skal velges av fylkesårsmøtet. Fylkeslagsstyret, eller valgkomiteen der dette finnes, bør fremme forslag om kandidat til dette vervet.

Revisor har viktige kontrolloppgaver og skal påse at:

  • Inn- og utbetalinger stemmer med bilag
  • Bilag er datert, attestert og nummerert
  • Kasse og bank stemmer med konto
  • Renter er påført regnskapet
  • Utbetalinger er forankret i styrevedtak
  • Tildelingskriterier og krav er fulgt. Dette kan gjelde fra foreningen sentralt og fra eksterne aktører, eksempelvis Stiftelsen Dam (Ekspress), regionale helseforetak, kommuner, sparebanker, etc.
  • Mindre feil rettes opp, og større feil informeres årsmøtet
  • Signere årsregnskapet (se skjema for regnskap), eventuelt avgi revisjonsberetning