Årsberetning og årsregnskap

Årsberetning og regnskap er obligatoriske saker på årsmøtet. Vi anbefaler at styret ferdigstiller dokumentene rett over nyttår. Bruk gjerne mal for årsberetning og skjema for regnskap. Husk at hele styret er ansvarlige for årsberetning og regnskap, videre at regnskap må forelegges revisor.

Fastsette dato og sted

Årsmøtet må avholdes innen 20. februar.

  • Bestem hvilken dato og klokkeslett årsmøtet skal avholdes
  • Finn egnet møtelokale
     

Invitasjon til årsmøtet

Fylkeslaget vil på nyåret motta oppdatert medlemsliste pr. 31.12. Bruk denne som grunnlag. Dersom det kommer nye medlemmer etter nyttår, kan også de få invitasjon.

  • Invitasjon må senest to uker før årsmøtet sendes alle medlemmer i fylkeslaget.
  • Send invitasjon fortrinnsvis på e-post. Medlemmer dere ikke har epostadresse til sendes invitasjon pr. ordinær post.
  • Informer om årsmøtet på fylkeslagets Facebookside/gruppe. Opprett eventuelt arrangement på Facebook. Legg ut informasjon på fylkeslagets side på lub.no.
  • Gjør en vurdering av om dere ønsker påmelding. Angi i så fall påmeldingsfrist.
     

Saksliste og program

  • Se malen Innkalling og saksliste i fylkeslag. Her angis hvilke saker som må behandles på årsmøtet.
  • Om fylkeslaget har ytterligere saker til behandling, tas disse inn i sakslisten (nummering og saksrekkefølge kan endres).
  • Send sakslisten sammen med invitasjonen/innkallingen. Dersom årsberetning, revidert årsregnskap og eventuelle andre dokumenter er ferdigstilt, anbefaler vi å sende ut disse samtidig. Alternativt kan dokumentene ettersendes.
  • Se egen omtale av valg.
  • Utvid gjerne årsmøtet med et sosialt og/eller faglig program (for eksempel engasjere en foredragsholder/gjest til å snakke om et aktuelt tema). Dette kan skape større interesse og gjøre det mer attraktivt å delta.
     

Gjennomføring av årsmøtet

Se også vedtektenes § 7.3 og malen Innkalling og saksliste i fylkeslag.

Konstituering

  • Godkjenning av innkalling: Fatte vedtak om at innkallingen ble sendt ut til rett tid (senest to uker før årsmøtet).
  • Godkjenning av forretningsorden (se forslag til saksliste i malen Innkalling og saksliste i fylkeslag): Fatte vedtak om hvilke regler som gjelder for gjennomføringen av årsmøtet.
  • Valg av møteleder: Oppgaver består i å være ordstyrer og ellers lede årsmøtet i henhold til saksliste og forretningsorden. Videre lede stemmegivning i de enkelte sakene. Møteleder kan gjerne være fylkeslagets leder.
  • Valg av referent: Oppgaven består i å skrive protokoll som dokumenterer årsmøtets vedtak i de enkelte sakene. Bruk gjerne mal for protokoll. Referenten kan gjerne være fylkeslagets sekretær.
  • Valg av to delegater til å undertegne protokoll: Oppgaven består i å kontrollere og bevitne (signatur) at protokollen fra årsmøtet er korrekt.
     

Øvrige saker

  • Årsberetning, revidert årsregnskap og valg (se omtale under) er obligatoriske årsmøtesaker.
  • Vi anbefaler at styret orienterer om planlagte aktiviteter det kommende året. Her kan det også åpnes for å ta inn forslag til aktiviteter.
  • Hvis det tas inn andre saker, behandles disse i henhold til rekkefølge angitt i sakslisten.
  • Godkjenning av protokoll: Referenten går gjennom protokollen sammen med delegater som er valgt til å undertegne protokollen. Ta utskrift som signeres der og da, hvis mulig. Alternativt ta utskrift i etterkant som signeres. Håndskrevet protokoll aksepteres, men det forutsetter god og tydelig håndskrift som klart gjengir vedtakene som ble fattet.

 

Valg

Fylkeslagsstyret skal minimum bestå av tre personer med følgende funksjoner: leder, kasserer og sekretær. I tillegg skal det velges en revisor.

Funksjonstid: Styremedlemmer og revisor velges for minst ett og inntil to år av gangen.

Se nærmere beskrivelser av ulike verv og oppgaver under Roller, ansvar og oppgaver.

Prosessen med å finne kandidater til styret og revisor bør starte relativt tidlig. I flere fylkeslag ivaretas oppgaven av det sittende styret, mens andre fylkeslag har egen valgkomité. Følgende må gjøres:

  • Avklare om sittende styremedlemmer er aktuelle for gjenvalg.
  • Rekruttere nye personer til styreverv.

Om mulig bør dere forsøke å få til en god balanse mellom kontinuitet og nytt engasjement, altså en kombinasjon av styremedlemmer som tar gjenvalg og nye styremedlemmer.

Hvis forslag til styremedlemmer og revisor er klart før utsendelse av årsmøteinnkalling og saksliste, bør dere opplyses om kandidatenes navn her. Det er allikevel positivt å formidle at det kan være plass til flere engasjerte personer i styret. Døren er ikke er lukket om flere vil engasjere seg.

NB! Hvis dere ønsker å ha en valgkomité, bør også personene til denne oppgaven velges av årsmøtet. Anbefalt funksjonstid: minst ett og inntil to år.

Oppgaver i etterkant av årsmøtet    

Enkelte oppgaver må utføres rett i etterkant av årsmøtet. Merk at personer gikk ut av fylkeslagsstyret ved årsmøtet, har et medansvar for enkelte av disse oppgavene.

  • Send fylkeslagets årsberetning, reviderte regnskap og årsmøteprotokoll (signert) til landsstyret v/hovedkontoret snarest mulig etter årsmøtet. Ansvar: Gjenvalgt leder, evt. avtroppende leder.
  • Frivillighetsregisteret: Hvis valget på årsmøtet førte til endringer i styresammensetningen, må disse snarest meldes til Frivillighetsregisteret. For fremgangsmåte, se egen veiledning om Frivillighetsregisteret. Ansvar: Valgt leder, evt. delegere til styremedlem.
  • Overlapping: Hvis valget på årsmøtet førte til endringer i styresammensetningen, må gammelt styre sørge for god overlapping med nytt styre. Se egen omtale av Overlapping. Ansvar: felles ansvar mellom avtroppende og nyvalgte styremedlemmer.
  • Deltakelse på landsmøte (i partallsår): Det er ønskelig at fylkeslagene er representert på landsmøtet med det antall delegater de er tildelt, fortrinnsvis med personer som etter siste fylkeslagsårsmøte inngår i fylkeslagsstyret. Hvem som skal delta må avklares. Husk påmelding! Ansvar: Valgt leder.
  • Deltakelse på årsmøte i representantskapet (i oddetallsår): Representantskapet består av fylkeslagslederne (se unntak beskrevet i vedtektenes § 4.2), som har møteplikt. Husk påmelding! Ansvar: Valgt leder.
  • Samarbeid i styret: Det valgte styret bør tidlig sette fokus på hvordan dere ønsker å fordele oppgaver dere imellom (se Roller og oppgaver i fylkeslaget) og ellers etablere gode samhandlingsrutiner. Det er også lurt å enes om hvilke forventninger styremedlemmene skal kunne ha til hverandre. Se gjerne Råd om styrearbeid og samhandling.

Påmelding til landsmøte/årsmøte i representantskapet: Påmeldingsfristen til begge disse møtene er normalt i månedsskiftet februar/mars, altså rett i etter fristein for å avholde fylkeslagets årsmøte. Derfor haster det med å ta stilling til hvem som skal representere fylkeslaget på landsmøtet, og sørge for påmelding til landsmøte og årsmøte.

Frivillighetsregisteret: oppdatering av opplysninger

LUBs fylkeslag er registrert i Frivillighetsregisteret, som bl.a. er en forutsetning for å være mottaker av Grasrotandelen. Opplysninger om fylkeslaget i Frivillighetsregisteret må kun oppdateres dersom det er endringer. Det gjelder som oftest informasjon om hvem som er styremedlemmer, og ny adresse ved ny leder.

Sørg for å ha følgende tilgjengelig før du melder inn endringer:

  • Protokoll (signert) fra siste årsmøte som viser hvem som ble valgt som styremedlemmer (pdf-fil skal lastes opp som vedlegg).
  • Styremedlemmers fødselsnummer (11 siffer) og folkeregistrerte etternavn.

Endringer meldes elektronisk med en såkalt samordnet registermelding, se www.brreg.no/lag-og-foreninger/slik-registrerer-du-endringer-for-lag-eller-forening/

Prosessen steg for steg (NB! klikk "hent" underveis for å få frem registrerte opplysninger):

  • Kryss av for "Endre eller legge til nye opplysninger".
  • Fyll ut fylkeslagets organisasjonsnummer. Klikk "hent".
  • Hva vil du endre? Kryss av for opplysningene som skal endres (flere kryss mulig). Som oftest vil det være "styre" og hvis ny leder også "Adresser" og "Kontaktopplysninger".
  • Adresse: Hvis ny leder, endre foreningens (forretnings)adresse til nyvalgt leders adresse.
  • Kontaktopplysninger: Hvis ny leder, legg inn vedkommedes kontaktopplysninger.
  • Styre: Klikk "hent". Slett eventuelle personer som ikke lenger er styremedlemmer og klikk "legg til" for å registrere nye styremedlemmer (NB! fødselsnummer og etternavn). Angi samtidig de respektives rolle (styrets leder, nestleder, styremedlem).
  • Varsling og signering: legg først inn e-postadresse eller mobilnummer til den som sender inn skjemaet. Kryss deretter av for hvem som skal signere skjemaet (minst én person).
  • NB! Under menyfanen "Vedlegg" laster man opp protokollen fra årsmøtet, som viser hvem som ble valgt til styret (ha pdf-fil tilgjengelig).
  • Kontroller opplysningene og send deretter inn.


Fylkeslagets (forretnings)adresse skrives slik (her med Østfold som eksempel):

Landsforeningen uventet barnedød, Østfold fylkeslag

c/o Fylkeslagsleders navn

Fylkeslagsleders gateadresse

Postnummer/poststed

Overlapping mellom gammelt og nytt styre

Hvis valget på årsmøtet førte til endringer i styresammensetning, må de som går ut av styret bidra til at nye styremedlemmer får nødvendig informasjon for den videre driften av fylkeslaget. Dette inkluderer informasjon om fylkeslagets:

  • Planlagte aktiviteter og ventende oppgaver
  • Økonomi (inntekter, utgifter, bankkonto, vipps, etc.)
  • Prosjektstøtte (Stiftelsen Dam/Ekspress) og andre tilskudd: status, vilkår, rapporteringskrav, etc.
  • Landsmøte-/årsmøtedeltakelse
  • Innarbeidede rutiner
  • Epostkonto: tilgang (brukernavn og passord). NB! Merk at personer som går ut av styret ikke lenger skal ha tilgang til fylkeslagets epostkonto. Passord må endres hvis nødvendig.
  • Facebook-side/gruppe: tilgang (brukernavn og passord): Hvis aktuelt, endre administratorrettigheter. Passord må endres hvis nødvendig.
  • lub.no: tilgang (brukernavn og passord). Merk at veiledning for hvordan man kan publisere på fylkeslagets side fås ved henvendelse til hovedkontoret.
  • Andre påloggingssteder: hvis fylkeslaget har andre tilganger som krever pålogging må brukernavn og passord formidles. Passord må endres hvis behov.

I tillegg er det viktig at de som går ut av styret overleverer fylkeslagets:

  • Materiell, brosjyrer, utstyr, eiendeler, etc.
  • Dokumentarkiv (inkl. filer i elektronisk format), bilag, etc.